Архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Архівний відділ
апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Місцезнаходження та поштова адреса: вул. Михайла Грушевського, буд. 3, кабінет 101 (перший поверх), м. Первомайськ, Миколаївська область, 55213
Архівний відділ працює щоденно, окрім вихідних з 08-00 до 17-00, обідня перерва з 12-00 до 13-00
Прийом громадян та видача відповідей на запити здійснюється за графіком: понеділок та середа з 08-00 до 12-00
Телефони: (05161) 7 54 28, 050 84 88 128, телефонувати з 08-00 до 17-00, обідня перерва з 12-00 до 13-00
Адреса електронної пошти для направлення запитів: pmrarhiv@gmail.com
Начальник архівного відділу – ІВАСІВА Тетяна Станіславівна,
головні спеціалісти архівного відділу – КУЗЬМІНА Ольга Анатоліївна
СТРИЖАК Ольга Анатоліївна
ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Виконання запитів безоплатно та на платній основі
Архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради надає архівну інформацію на письмові запити юридичних осіб та заяви фізичних осіб.
Запити, що надходять до відділу, поділяються на:
- соціально-правового характеру;
- тематичні;
- майнові.
Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, які стосуються необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про підтвердження чи встановлення трудового стажу (а також, підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії на пільгових умовах або вислугу років), про розмір заробітної плати, про навчання в Первомайській автомобільній школі за 1944-1993 роки.
Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівним відділом безоплатно.
Безкоштовно архівний відділ надає інформацію на запити судів, правоохоронних та контрольно-ревізійних органів, а також юридичних і фізичних осіб, які передали зазначені документи на зберігання.
Безкоштовно в архівному відділі проводиться обслуговування дослідників та користувачів інформації під час роботи в читальній залі, видаються описи та справи.
Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
- виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
- надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
- закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
- введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
- виділення житла;
- продаж домоволодінь;
- виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Роботи виконуються відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Архівний відділ виконує тематичні та майнові запити на платній основі відповідно до рішення виконавчого комітету Первомайської міської ради від 13.04.2007 № 236 «Про встановлення цін за надання платних послуг архівним відділом апарату Первомайської міської ради та її виконавчого комітету».
Порядок виконання запитів
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством або визначені у запиті, і контролюється начальником архівного відділу.
Запит фізичної особи соціально-правового характеру, майновий може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні або під його опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
Виконання запитів в архівному відділі організовується за наявності в запиті:
- найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
- прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
- теми (запитання);
- хронологічних рамок запитуваної інформації.
У запитах, надісланих електронною поштою, має бути зазначена зворотна поштова адреса запитувача, оскільки архівний відділ відправляє відповіді у паперовому вигляді (окрім сканованої копії відповіді надісланої на електронну адресу автору запиту).
Для юридичної особи обов’язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.
Усі запити, що надійшли до архівного відділу (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі), розглядаються начальником архівного відділу, направляються на виконання безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються у відділі.
Анонімні запити (без зазначення прізвища, ім’я, ім’я по батькові заявника, повної поштової адреси) не розглядаються.
Під час виконання відділом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архівний відділ включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками) строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації. При необхідності строк виконання продовжують, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.
Непрофільний запит впродовж п’яти днів з дати його реєстрації в архівному відділі пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.
Для отримання архівної довідки, копії, витягу необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.
Зразок форми заяв для соціально-правових запитів:
- Заяви про видачу архівних довідок щодо підтвердження періоду роботи або розмір заробітної плати (додаток 1, додаток 2, додаток 3)
- Заява про надання архівних копій документів (додаток 4, додаток 5)
Працівники архівного відділу відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється архівним відділом апарату виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 № 295/5 (із змінами), рішення виконавчого комітету Первомайської міської ради від 13.04.2007 № 236 «Про встановлення цін за надання платних послуг архівним відділом апарату Первомайської міської ради та її виконавчого комітету».
До уваги громадян !
Отримати відповідь на запит можливо таким чином:
- Заявникові особисто, в разі його особистого звернення до архівного відділу, за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
- Уповноваженій заявником особі – за наявності оформленої в установленому законодавством порядку довіреності.
Отримувач розписується на звороті архівної довідки, копії, витягу із зазначенням своїх паспортних даних та дати отримання документа.
- Простим поштовим відправленням через національного оператора поштового зв’язку «Укрпошта».
- Електронною поштою.
Відправлення архівних довідок, копій, витягів «Новою поштою» та іншими операторами в архівному відділі не здійснюється.
НЕ ПРИЙМАЄТЬСЯ електронна пошта, надіслані з доменів: @mail.ru, @mail.ua, @list.ru, @yandex.ru, @yandex.ua, @rambler.ru.
Видача архівних довідок, копій та витягів з архівних документів згідно запитів соціально-правового характеру громадян та юридичних осіб, підприємств, установ та організацій здійснюється у встановленому законодавством порядку.
Контактна інформація про державні архіви
Інформацію Державного архіву Миколаївської області можна знайти за посиланням: https://mk.archives.gov.ua
Контактну інформацію державних архівів можна знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці «Мережа установ/Державні архіви областей, м. Київ».
Контактну інформацію галузевих державних архівів можна знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці «Мережа установ/Галузеві державні архіви».
Архівний відділ інформує
Квітень 2025 року
Міністерством юстиції України затверджено наказ Міністерства юстиції України від 14 березня 2025 року № 748/5 «Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів» (далі – Перелік), зареєстрований у Міністерстві юстиції України 14 березня 2025 року за № 421/43827.
Просимо враховувати вищезазначені зміни до Переліку під час підготовки проектів номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, які подаються на розгляд експертної комісії архівного відділу.
Травень 2025 року
Порядок прийому документів на державне зберігання від джерел комплектування архіву
Приймання документів Національного Архівного Фонду (надалі НАФ) від юридичних осіб – джерел комплектування архіву – проводять щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з юридичною особою. У разі незначних обсягів документів архів приймає їх один раз на декілька років, але не рідше одного разу на 5 років.
Підготовку документів фондоутворювача для передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування документів до архіву здійснюють згідно з вимогами, визначеними законодавством, за рахунок юридичної (фізичної) особи – джерела комплектування, що передає документи.
Перед прийманням документів представник архіву на місці перевіряє якість упорядкування, фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів. У разі виявлення під час перевіряння пошкоджень документів їх усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.
Документи приймають в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних документів за затвердженими описами справ (документів) постійного зберігання та оформлюють актом приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складають у двох примірниках за відповідною формою.
Разом з документами до архіву передають три примірники опису та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишають у фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання).
Приймання документів здійснюють за описом поодиночно в присутності представника фондоутворювача – юридичної особи, що передає документи на зберігання, справ з унікальними документами – подокументно і поаркушно та фіксують відповідним підсумковим записом в опису.
У разі відсутності справ, документів їх номери та причини відсутності зазначають в акті приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання (у графі «Примітки»), у письмовому поясненні фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання), що додають до акта, а також у підсумковому запису до опису справ постійного зберігання.
Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.
У разі втрати оригіналів документів допускається заміна їх копіями, засвідченими в установленому законодавством порядку.
Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на постійне зберігання передають історичну довідку про установу - фондоутворювача. При наступних надходженнях подають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи, складі документів тощо.
Приймання документів НАФ від юридичних осіб - джерел комплектування недержавної форми власності – здійснюють відповідно до умов договору між власником і архівом із зазначенням у ньому умов користування документами, копіювання (відтворення) цих документів та використання відомостей, що в них містяться.
Документи, не внесені до НАФ, архів передає до архівних установ сільських, селищних, міських рад, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви, якщо такі створені). Документи, строки зберігання яких закінчилися, вилучають для знищення у встановленому законодавством порядку.
У разі реорганізації юридичної особи - джерела комплектування архіву її документи впродовж граничних строків, визначених Правилами роботи архівних установ, зберігає правонаступник, а після закінчення строків зберігання документи НАФ передають до архіву на загальних підставах.
У разі ліквідації юридичної особи документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована юридична особа - державної форми власності; згідно з договором – якщо ліквідована юридична особа – приватної форми власності.
Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймають до архіву на загальних підставах.
Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучають для знищення.
У випадку банкрутства ліквідатор передає у встановленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.
Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи – банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.
Інформація підготована за матеріалами Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерством юстиції України від 08.04.2013 № 656/5 (із змінами)